La reception virtuale WelcomeUP è un sistema digitale che sostituisce o affianca la reception tradizionale. Accoglie i visitatori, raccoglie le informazioni necessarie, avvisa il referente interno e abilita l’accesso in modo automatico.
Non è solo un totem. È un front office digitale che lavora per te, anche quando non c’è nessuno alla scrivania.
Dal primo tocco sullo schermo all’ingresso autorizzato.
1
Arrivo e accoglienza
Il visitatore trova un’interfaccia semplice: seleziona il motivo della visita, il referente o l’appuntamento. Anche senza personale, sa subito cosa fare.
2
Identificazione e registrazione
Il visitatore inserisce le informazioni necessarie, accetta privacy e, se serve, firma documenti. Niente registri cartacei, niente errori manuali.
3
Notifica al referente
Il referente (o chi gestisce gli ingressi) riceve una notifica in tempo reale e può confermare, rifiutare o gestire l’accesso secondo le regole definite.
3
Accesso autorizzato
Se l’ingresso è approvato, il sistema abilita il pass temporaneo o l’apertura del varco (in base a tecnologia e flusso). Tutto tracciato, tutto sotto controllo.
Accoglienza, appuntamenti e sicurezza in un unico sistema
Gestione Front Office
- Accoglienza multilingua H24 - Registro digitale visitatori - Notifica automatica ai referenti interni - Gestione e archiviazione dei dati nel rispetto del GDPR
Ideale anche per reception non presidiate
Gestione Piano Emergenza
- Elenco presenze aggiornato in tempo reale - Storico visitatori sempre disponibile - Monitoraggio immediato di chi è in sede
Sapere chi è presente non è solo organizzazione, è responsabilità
- Acquisizione di documenti di identità e fotografie - Accettazione documento privacy - Email automatica al visitatore con allegati informativi - Report per analisi interne o esigenze di audit
Il sistema mantiene ordine e controllo delle presenze
Gestione Appuntamenti
- Inviti via email con QR Code - Conferma appuntamento all’arrivo - Notifica in tempo reale al referente - Accesso abilitato solo se autorizzato
Ogni visita è prevista, controllata e tracciata
Quando ha senso scegliere una reception virtuale
Non è per tutti. Ma quando serve, fa la differenza.
La reception virtuale non è solo una scelta tecnologica. È una soluzione strategica quando l’ingresso deve essere gestito, tracciato e presidiato — anche senza personale fisso.
Se non c’è personale dedicato all’ingresso, la reception virtuale garantisce accoglienza, registrazione e notifiche automatiche, senza lasciare scoperta la sede.
Sedi con orari estesi o accessi fuori orario
Ingressi mattutini, serali o nel weekend? Il front office digitale resta attivo H24, senza costi aggiuntivi e senza perdere controllo sugli accessi.
Strutture con più ingressi o sedi distribuite
Un unico sistema centralizzato per gestire più accessi, anche in edifici diversi, con controllo e monitoraggio da un’unica dashboard.
Spazi coworking, showroom o ambienti condivisi
Accessi frequenti, flussi variabili, utenti diversi ogni giorno. La reception virtuale mantiene ordine, tracciabilità e professionalità.
Eventi temporanei o picchi di accesso
Quando arrivano molte persone insieme, automatizzare il check-in evita code, confusione e sovraccarico alla reception.
Sedi dove sicurezza e tracciabilità sono prioritarie
In aziende certificate, strutture sanitarie o contesti regolamentati, sapere sempre chi è presente, avere log completi e gestire consensi non è un’opzione. È una responsabilità.
Vuoi capire se è la soluzione giusta per la tua sede?
Scelto da realtà pubbliche e private in tutta Italia
Dicono di noi
Esperienze reali, risultati concreti
"Con la digitalizzazione del processo di check-in e check–out degli ospiti con WelcomeUP, abbiamo migliorato e personalizzato l’esperienza dei visitatori, riducendo i tempi di attesa per la registrazione soprattutto per gli ospiti frequenti.”
Alex Benedetti
System Administrator, AMADA Italia
"Il sistema WelcomeUP è stato di fondamentale importanza per eliminare le code e rendere più fluido e meno pericoloso l’ingresso dei mezzi nel nostro stabilimento”
Enrico Messori
Presidente Soc. Coop. Bilanciai
Scegli la formula più adatta alla tua struttura
Soluzioni flessibili per ogni esigenza: dalla singola sede a organizzazioni complesse
Smart
Soluzione semplice ed economica per piccole imprese con un solo ingresso
- Registrazione visitatori - Multilingua - Piano evacuazione
