Glossario

Vuoi capire meglio il mondo del controllo accessi e della gestione visitatori?

Questo glossario raccoglie i principali termini utilizzati nei sistemi di controllo accessi, registrazione visitatori e reception virtuale.

Una guida semplice per capire tecnologie, dispositivi e processi.

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Accesso autorizzato

Permesso concesso a una persona o a un veicolo per entrare in un’area controllata. Nei sistemi digitali di controllo accessi l’autorizzazione è gestita tramite badge, QR code o altre credenziali.

Accesso contactless

Metodo di accesso che non richiede contatto fisico con il dispositivo di lettura, come nel caso di badge RFID o smartphone NFC.

Accesso con smartphone

Sistema che consente di utilizzare il telefono come credenziale di accesso tramite QR code, NFC o app dedicate.

Accesso temporaneo

Autorizzazione di ingresso valida solo per un periodo limitato, ad esempio per visitatori, fornitori o tecnici esterni.

Active Directory (AD)

Sistema di gestione utenti sviluppato da Microsoft utilizzato nelle aziende per controllare accessi e autorizzazioni ai sistemi informatici.

Autorizzazioni di accesso

Regole configurate nel sistema per stabilire chi può entrare in una determinata area e in quali orari.

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Badge aziendale

Tessera identificativa utilizzata da dipendenti o collaboratori per accedere a edifici, uffici o aree riservate tramite lettori elettronici.

Badge visitatore

Pass temporaneo assegnato a un ospite durante la registrazione visitatori. Può contenere QR code, nome e durata dell’accesso.

Check-in digitale

Procedura di registrazione automatica che consente ai visitatori di identificarsi tramite totem, tablet o smartphone senza utilizzare registri cartacei.

Controllo accessi

Sistema che consente di gestire e monitorare chi entra o esce da un edificio o da un’area riservata.

Controllo accessi RFID

Tecnologia che utilizza radiofrequenze per identificare badge o dispositivi senza contatto diretto.

Controllo accessi aziendale

Insieme di tecnologie e procedure utilizzate dalle aziende per autorizzare, monitorare e registrare gli ingressi di dipendenti e visitatori.

Dashboard di controllo

Interfaccia software che permette agli amministratori di monitorare accessi, presenze e attività in tempo reale.

Digital concierge

Servizio digitale che consente ai visitatori di ricevere informazioni, indicazioni o assistenza tramite dispositivi interattivi.

Firma digitale su tablet

Funzione che consente ai visitatori di firmare documenti come privacy policy o regolamenti direttamente su un dispositivo touchscreen.

Front office digitale

Sistema digitale che gestisce l’accoglienza dei visitatori e automatizza le attività tipiche della reception.

Gestione appuntamenti

Funzione che permette di programmare visite, inviare inviti e autorizzare l’accesso agli ospiti in base a data e orario.

Gestione ospiti aziendali

Processo organizzativo e digitale che permette di registrare, autorizzare e monitorare l’ingresso di visitatori.

Gestione presenze visitatori

Sistema che consente di sapere in ogni momento quali ospiti sono presenti in sede.

GDPR e registrazione visitatori

Il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) stabilisce le norme per il trattamento dei dati personali all’interno dell’Unione Europea.

Nei sistemi di registrazione visitatori, il GDPR riguarda la raccolta e la gestione delle informazioni degli ospiti, come nome, azienda o contatti.
I sistemi digitali devono garantire trasparenza, sicurezza dei dati e conservazione limitata nel tempo.

Identificazione visitatori

Processo di raccolta e verifica dei dati di un ospite prima di autorizzarne l’accesso a un edificio o a un’area.

Integrazione con sistemi aziendali

Capacità del software di collegarsi ad altri sistemi informatici come Active Directory o piattaforme di sicurezza.

Lettore badge

Dispositivo installato nei varchi che legge badge RFID, QR code o credenziali digitali per autorizzare l’ingresso.

Lista presenze

Elenco aggiornato delle persone presenti all’interno di una struttura in un determinato momento.

Monitoraggio accessi

Attività di controllo e registrazione delle entrate e delle uscite da un edificio o da un’area.

Multi-sede

Funzionalità che consente di gestire accessi e visitatori in più sedi aziendali tramite un’unica piattaforma.

NFC (Near Field Communication)

Tecnologia wireless che consente la comunicazione tra dispositivi a distanza ravvicinata, utilizzata nei sistemi di accesso contactless.

Ospite aziendale

Persona esterna all’organizzazione che accede temporaneamente alla sede aziendale per riunioni, consegne o interventi tecnici.

Porta automatica controllata

Porta collegata a un sistema di controllo accessi che si apre solo dopo l’autorizzazione del sistema.

Preregistrazione visitatori

Procedura che consente di registrare un ospite prima dell’arrivo tramite invito email o modulo online.

QR Code per accessi

Codice digitale utilizzato per autorizzare ingressi temporanei o permanenti tramite scansione.

Reception virtuale

Sistema digitale che gestisce l’accoglienza dei visitatori tramite totem o dispositivi touch, senza la necessità di una reception fisica.

Registrazione visitatori

Processo di raccolta dei dati e accreditamento degli ospiti che entrano in azienda.

Registro visitatori digitale

Versione digitale del registro cartaceo utilizzato per annotare l’ingresso degli ospiti.

Report accessi

Documento o dashboard che mostra dati e statistiche sugli ingressi registrati dal sistema.

Registro accessi aziendale

Il registro accessi aziendale è l’elenco delle persone che entrano o escono da una struttura in un determinato periodo.
Oggi è gestito tramite sistemi digitali di registrazione visitatori, che permettono di mantenere uno storico degli accessi utile per sicurezza, audit e gestione delle emergenze.

Self check-in visitatori

Processo che consente agli ospiti di registrarsi autonomamente tramite dispositivi digitali.

Sistema di controllo accessi

Insieme di software e hardware utilizzato per gestire ingressi, autorizzazioni e monitoraggio delle presenze.

Sistema di accreditamento

Procedura utilizzata per autorizzare l’accesso di persone o partecipanti a eventi, sedi o strutture.

Sicurezza degli accessi

La sicurezza degli accessi comprende l’insieme di tecnologie, procedure e controlli utilizzati per proteggere gli ingressi fisici di un’organizzazione e gestire in modo sicuro l’accesso a edifici, uffici o aree riservate.

Oltre alla protezione degli spazi, include anche aspetti di privacy e conformità normativa, come la gestione dei dati personali dei visitatori, la tracciabilità degli ingressi e il rispetto delle normative sulla protezione dei dati, tra cui il GDPR.

Stampa badge visitatori

Funzione che consente di generare e stampare badge temporanei per identificare gli ospiti.

Storico accessi

Archivio digitale che registra tutte le entrate e uscite avvenute in una sede.

Tablet per registrazione visitatori

Dispositivo utilizzato per effettuare il check-in digitale degli ospiti in reception o all’ingresso.

Totem self-service

Terminale touchscreen che consente ai visitatori di registrarsi autonomamente all’arrivo.

Tracciabilità accessi

Possibilità di sapere chi è entrato, quando e dove, grazie alla registrazione digitale degli ingressi.

Trattamento dei dati dei visitatori

Il trattamento dei dati dei visitatori comprende tutte le operazioni di raccolta, registrazione, archiviazione e gestione delle informazioni personali degli ospiti che accedono a una struttura.

Nei sistemi di controllo accessi digitali, queste attività devono rispettare le normative sulla protezione dei dati personali, garantendo sicurezza, tracciabilità e accesso controllato alle informazioni.

Varco automatico

Dispositivo di ingresso controllato che si apre automaticamente dopo la verifica delle autorizzazioni.

Varco di accesso

Punto fisico di ingresso controllato da un sistema di sicurezza, come tornelli, porte o sbarre.

Visitor management system

Software utilizzato per gestire la registrazione, l’accoglienza e il monitoraggio dei visitatori.

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Alex Benedetti

System Administrator, AMADA Italia

"Il sistema WelcomeUP è stato di fondamentale importanza per eliminare le code e rendere più fluido e meno pericoloso l’ingresso dei mezzi nel nostro stabilimento”

Enrico Messori

Presidente Soc. Coop. Bilanciai

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